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通販・ネットショップの電話代行活用方法
通販・ネットショップの運営には、商品登録やお問合せ対応、出荷作業など日々さまざまな裏方の業務があります。サイト運営者は売り上げを伸ばすためにブランディングやマーケティングなど顧客を理解し、商品を展開することを集中しておこなう必要があり、社外に任せることのできる業務は、外注をすることでコア業務とそれ以外の業務で社内外海苔ソースを有効活用することが大切です。
特に電話応対に関しては、電話代行サービスとの親和性が高く、商材に合わせた電話応対や顧客への説明・サポートなど電話代行会社が一手に引き受けてくれます。有効かつようのできる選び方について、ご紹介を致します。
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EC通販の実績をみる通販・ネットショップの顧客対応は、マニュアル通りでは余計なトラブルを産む可能性があります。そのため、通販・ネットショップの実績がある会社を選ぶことをおすすめします。特に自社で扱う商品に精通しているところがあれば、商品理解も高く大事なポイントを抑えながら臨機応変な対応が期待できます。
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物流倉庫との連携が可能か通販・ネットショップにかかせないのが、物流倉庫との連携です。
電話代行サービスから直接、物流センターとの連携が可能であれば、その分の連絡業務が不要となります。顧客からの送り先の変更やキャンセルなど物流倉庫との連携で柔軟な対応ができる会社であれば、伝言ゲームのようなミスもなくなり、スムーズな運営が可能になります。 -
業務の流れを確認受注から配送までの流れの中で、電話代行サービスとどのように連携するかがとても重要です。
1.受注メールの確認・振り分け(未対応・処理中・完了など)
2.受注データのダウンロード
3.緊急性・優先順位の高いの注文を対応(キャンセル、当日出荷、入金確認など)
4.その他のメール確認(問い合わせ、クレジットカード処理など)
5.物流倉庫への出荷指示データ送付
6.出荷完了後、出荷報告データ受領
7.その他(メールおよび電話問い合わせ対応)
このような業務の流れの中で、電話代行サービスがどこまで対応が可能か、予算の範囲内で相談をし事前に詰めていくことがとても大事です。万が一、業務の範囲が曖昧だった場合、顧客をへの対応が遅れたり、想定外の対応でコア業務に集中できなくなるなど、外注をする意味がなくなってしまいます。
上記のような注意点をあらかじめ理解した上で、電話代行サービスを検討しましょう。
電話代行サービスの
ご利用シーン
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多量な電話対応に時間を
うばわれている毎日かかってくる大切なお客様からのお電話、中には営業電話も入ってきたりと大切な業務でありながら、予定していた業務が終わらなくなってしまったりと、電話受付対応は時間と手間のかかる仕事です。自分のタスクに集中したい、労務管理を適正化したい等、お客様の困っているを解決・サポートします。
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マニュアルに沿って各種問い合わせに細やかに対応して欲しい
セントラル・アイのコールセンター代行サービスにお任せ頂く事で、綿密なヒアリングのもとマニュアルを作成し、マニュアルに沿ってお客様のお問い合わせに応じた対応、オペレーションが可能です。
また、問い合わせ内容に応じてご報告をする担当者様の振り分けも可能です。
月次のレポートでの月間報告や、オペレーターとお客様の音声データの共有なども対応可能です。 -
多店舗(複数店舗)、全国支店営業所の電話窓口人材に困っている
多店舗・全国支店営業所展開の総合窓口電話をセントラル・アイのコールセンター代行サービスにお任せ頂く事で、電話窓口まで手が回らないような小規模拠点の電話対応をカバーできます。また、複数拠点の代表窓口電話で全拠点の電話の一括管理と共有も可能です。
これまで全国展開されている企業様、各種フランチャイズチェーン様などの電話代行をお任せ頂いて参りました。是非お気軽にお問い合わせ下さい。
電話代行サービス
利用者の声
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電話業務の効率化によりスタッフにも大変好評です
事前にかなり内容の濃い打合せができて、とても信頼できる会社だなと思いました。これまで、宿直制で夜間休日に対応していましたが、セントラル・アイさんにお願いすることで、社員の休養を確保できるようになりました。また、電話に出られないケースがなくなったため、大事な注文を取りこぼすことなく受注することが可能になりました。
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電話の内容によって連絡先を振り分けてもらい、効率化が図れました
本来業務とは異なる電話対応がなくなっただけで一段と仕事がはかどるようになりました。過払い請求の案件だった場合には、電話転送機能ですぐに取り次いでくれて、同じフロアで仕事をしているような感覚です。また、「24時間体制へサービスを変更したい」などの要望にも柔軟に対応していただけて大変たすかりました。
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業務担当別に連絡をいただける体制ができました
とても助かりました。弊社は支店や営業所の営業担当者ごとに受け持つ病院が決まっていて、ドクターは担当者指名で電話をかけてこられます。セントラル・アイさんに業務委託していただくことになり、かなり綿密な打ち合わせを重ねて、病院とドクター名から一発で営業担当と病院の電話番号を検索できる仕組みを作りました。この入念なステップがあってこそ、スムーズなスタートが切れました。深夜でも休日でも安心して任せられるのが本当に魅力です。
ご利用料金
セントラル・アイの電話代行サービスは、お客様にとって必要なサービスを選択してご利用いただけます。
ご要望を丁寧にヒアリングした上で、運用方法やプランをご提案いたしますので、お問い合わせフォームまたはお電話にてご相談ください。
ご利用内容に応じて、
様々な料金プランを
ご提示いたします
電話代行で必要とされる基本的な業務を行います。
お客様の会社名・お名前・電話番号・ご用件をお聞きし、随時メール等(別途オプションサービスをお付けいただきます)にてご報告いたします。
よくあるご質問
明日からでもサービスを導入できますか?
ご依頼内容にもよりますが、お取り次ぎをメインとした内容であれば、最短で翌日からご利用可能です。但し、お客様のお電話に転送電話サービス(NTTのボイスワープなど)のお取り付けが必要となります。
ベーシックコース(秘書代行サービス)に限定させていただいております。
また、①初回の業務料金のお支払いが完了していること ②電話転送をできる状態であることが前提となります。
※転送電話サービスは、ご利用の電話会社へのお申し込みが必要です。
フリーダイヤル番号でも対応してもらえますか?
フリーダイヤル番号でのご利用も対応可能です。
営業広告反響や、特定のユーザー様用の受付対応として、数多くご利用いただいております。
また、当社からフリーダイヤル番号をご提供するサービスもございますので、営業担当まで、お気軽にお問い合わせください。
当方が在社時には、電話を当方へ取り次いでもらえますか?
お取り次ぎ可能です。
一旦オペレーターがお受けしたお電話を、その後貴社(指定先)へおつなぎいたします。
お電話先のお客様には、内線通話を取り次いでいるように違和感のない印象です。セントラル・アイでは、電話転送機能(交換内線機能)と呼称しております。電話転送先は、固定電話にも携帯電話にも対応しております。
もし貴社側で対応できない場合は、その旨お客様へお伝えし、その内容をメール等でご報告いたします。
ボイスワープ設定中(転送の開始中)でも、その番号で当方から外部へ電話をかけられますか?
電話をかけることは可能です。
但し、該当の電話回線が実際に転送されている場合(通話中の場合)はご利用できません。
導入までの流れ

1 お問い合わせ
お客様:フリーダイヤルやメールでお問合せいただきます。
営業担当:各コースご案内後、コース資料・オーダーシート・お見積書などをEメールかFAXにて送付いたします。
また、『お問い合わせフォーム』からも受け付けております。
※お客様よりいただくご質問をまとめた、Q&A集もご利用ください。

2 オーダーシートに
ご記入・ご返送
オーダーシートとは、貴社の会社情報・社員情報・業務応対情報を記入していただく契約申し込み用紙になります。

3 会社情報を登録
営業担当:オーダーシートの会社情報その他を入力いたします。
最新鋭のコンピュータシステムを活用しております。

4 ご契約書 発送と返送
営業担当:お電話かメールで対応内容の詳細を確認後、契約書をご郵送いたします。
お客様:ご記入・ご捺印いただき、ご返送いただきます。

5 ご契約書 発送と返送
契約書到着後、業務スタート日を決定いたします。

6 初回業務料お振込み
初回業務料をお振込みいただきます。

7 転送先電話番号の
ご案内
ご入金と契約書返送を確認後、「転送先電話番号」をご案内いたします。ボイスワープ転送先の番号(貴社専用番号)のご登録作業をお願いします。
転送の設定については、貴社での手配となります。

8 サービススタート!
スタート前日をめどにオペレーションからごあいさつの電話とメール送信テストを行います。 さあ、スタートです。
最初の1週間は、実際の電話応対局面を迎えて、対応に関して不明なことが発生しましたらその都度確認させていただき、応対の体制を検証し軌道修正します。ご協力下さい。さあ、スタートです。
末永くご利用いただけますよう、オペレーター一同努力いたします!まずはお気軽に 0120-077-090 までお問い合せください。
スタート前、スタート後の電話の応対に関しては、よくあるご質問をご参照ください。
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